「年末調整作業が電子化される」という話は皆様も既にご存知かと思いますが、令和２年度の年末調整からの実施に向けて、１０月初めには国税庁から無償の「年末調整ソフト」が発表されました。今号においてはこの「年末調整の電子化」について解説させて頂きます。
１．電子化による年末調整フローのイメージ
まずは、従来の年末調整事務の流れが電子化対応後どのようになるか？各行程のイメージを以下でご確認下さい。
① 従業員が保険会社等金融機関から控除証明書や借入金年末残高証明書等の各種証明書類を書面（ハガキ等）で入手 ⇒ 各金融機関のホームページから“電子データ”で入手
② 従業員が①の書面をもとに保険料控除等の各種控除額の計算を行い、各種申告書を書面で作成する⇒国税庁ホームページからダウンロードした“年調ソフト”に住所・氏名等の基礎情報を入力し、①で受領した「電子データ」をソフトに取り込むことで、各種必要情報（保険会社名・支払保険料等）が自動で入力され、控除額が自動計算される
③ 従業員が作成した各種申告書を各種証明書類とともに勤務先へ提出 ⇒ ①で入手した各種証明書類及び、②で作成した各種申告書を“電子データ”で勤務先へ提出
④ 勤務先は提出された各種書類の内容を確認、控除額計算のチェック、控除証明書等との照合等を行い、給与（年末調整）ソフト等を利用して年税額を計算する⇒提出された“電子データ”を給与（年末調整）システムに取り込み年税額が自動計算される
⑤提出された各種申告書（※１）、各種証明書類（※２）を紙媒体で保管する ⇒ “電子データ”で保管する
今回電子化の対象となっている書類は下記の通りです。
（※１）「扶養控除等申告書」「配偶者控除等申告書」「保険料控除申告書」「住宅ローン控除申告書」「基礎控除申告書（令和２年より新設）」「所得金額調整控除申告書（令和２年より新設）」
（※２）「保険料控除証明書」「住宅借入金等を有する場合の所得税額の特別控除証明書」「年末残高等証明書」
２．従業員にとってのメリットと“年調ソフト”の使い勝手
電子化及び年調ソフト利用による従業員にとってのメリットとして、
① 基礎情報（本人・家族等の基本情報）を一度入力してしまえば作成データは翌年以降も利用できるので毎年の手書きの手間を省略できる
② 証明書等からの情報の転記、手計算による控除額の計算等が不要となる
③ 証明書が電子データのため、紛失の恐れがなく、再取得も容易
④ 押印が不要
⑤ 資料、記載内容の不備等による勤務先からの確認作業が減る
“年調ソフト”ではまず、基本情報（本人や家族の個人情報）の入力から行います。氏名や住所などは、最初に入力すれば全ての申告書に転記されるため、手書きより確実に手間が省けます。
また、従来対応に苦慮した自身や配偶者・扶養親族等の“所得の見積額”等の計算も、収入の見積額（見込額）を入力することで、ソフトが自動計算してくれます。
各種ヘルプ機能により入力時のサポートや内容説明がかなり充実しており、必要な情報の入力漏れも自動でチェックでき、作成すべき申告書が明確になり、各種控除の適用の可否も自動判定してくれる等、多くのメリットを享受できる内容になっています。
３．導入にあたっての問題点と会社側の対応について
会社側にとってのメリットについても言及しておきます。
① 年調ソフトによる自動処理で証明書との突合や各種控除額の検算が不要になる
② ガイダンス機能の充実した年調ソフト利用により、従業員からの問い合わせが減る
③ 給与システムと年調ソフトで作成したデータを連動させることで入力作業等の手間を軽減できる
④ 電子データでの保存により書類保管スペースが削減できる
これまで良い点についてのみ言及してきましたが、最後に問題点と現実的な今後の対応について触れておきます。
① 控除証明書の電子化について、現段階では一部未対応の保険会社もあるため、結局、従来通りの書面（ハガキ等）での控除証明書の添付と手計算処理が残るケースが生じる（特に毎年多くの控除証明書が提出される共済等は未対応が多い）
② 住宅ローン控除の内、電子化に対応できるのは“平成３１年以後の居住”に限定されるので、平成３０年以前の適用者については、結局、書面での対応しか選択肢がない
③ 令和２年度については、大手給与ソフト会社、年末調整ソフト会社の大半が“年調ソフト”との連携対応を見送っているため、上述の会社側のメリット③を全く享受することができない
電子化の理想の形は“完全デジタル化”ですが、上述の通り現時点においては、一部電子化未対応部分が存在します。各種証明書類の電子データについては、政府が運営するマイナンバーカードを利用したオンラインサービス“マイナポータル”と各金融機関、税務署を連携させることにより、一括して証明書を入手する手段も用意されていますが、マイナンバーカードは所持しないと決めている方や年調ソフトが利用できない（したくない）方も出てくるでしょう。
つまり、当面は「書面での処理」「電子化された処理」の２種類が併存する状態が発生し、かえって年末調整作業の管理が複雑になる可能性は否めません。ただ今後、より環境が整備されれば、従業員も会社もメリットを享受できるのは間違いありません。
現況、電子化は義務ではありません。上述したような問題点もあるため（特に③）、今年度からの全面的な導入は時期尚早と言えるでしょう。
ですが、“年調ソフト”を利用して作成した申告書を印刷して提出することも、実は認められています。“年調ソフト”の利用によるメリットも上述の通り多々ありますので、“電子化”への取り掛かりとして、まずは従業員に“年調ソフト”の利用を推奨することにより、部分的な効率化を目指すことから始めてみてはいかがでしょうか。
